「AIって結局、うちの会社で何に使えるの？」という問いに答える｜今日から始める業務活用3ステップ
phenogen
公開日： 2026年05月24日
カテゴリ： 業務活用
経営者の方へ
AIツールは「大企業だけのもの」ではなく、今や月数千円から中小企業でも使い始められる段階に来ています。
「様子見」を続けるほど、競合他社との業務効率の差が少しずつ広がっていきます。
まずは無料の生成AIツールを開いて、普段書いているメールを1本、下書きさせてみてください。AI推進担当者の方へ
社内でAIへの関心は高まっているのに「何から始めればいいか」で止まっているケースが多くなっています。
今月中に、自部門の定型業務を1つ選んで、AIツールで試した結果を1枚にまとめて上司に見せてみてください。
「コストゼロ・1時間の試行でここまでできた」という事実が、社内承認の一番の近道になります。
この記事でわかること
- 「AIって聞くけど、うちの会社で何に使えるのかわからない」という悩みへの答え
- 業種・規模に関わらず「最初の一歩」として使える業務はどれか
- 製造業・小売業・サービス業の具体的な活用シーン3つ
- 「今すぐ試すべきか、もう少し待つべきか」を自分で判断できる基準
- 今週中にお金ゼロで試せる具体的なアクション
まず一言で言うと
要は「文章を書く・整理する・調べる」という作業を、AIに手伝ってもらうことです。難しい設定も専門知識も不要です。身近な例で言うと、新入社員に「このメールの下書きを作っておいて」「この議事録をまとめておいて」とお願いする感覚に近いです。ただし相手はAIなので、24時間動いてくれて、残業代もかかりません。
読む前に確認しておきたい言葉
| 言葉 | 一言で言うと | 身近な例え |
|---|---|---|
| ChatGPT | AI会話ツール | 何でも答えてくれる万能な文章係 |
| Gemini | GoogleのAI会話ツール | ChatGPTと同じ役割、Google製 |
| プロンプト | AIへの指示文 | 部下への「依頼メモ」 |
| 生成AI | 文章や画像を作るAI | 自動で下書きを作る機械 |
| 無料プラン | 費用ゼロで使える範囲 | お試しの試食コーナー |
なぜ今、「使い方がわからない」で止まるともったいないのか
2023年ごろからChatGPTという名前はほぼ全員が知るようになりました。ところが、実際に業務で使い続けている中小企業はまだ少ない状態です。
理由のほとんどは「何に使えばいいかわからない」「試したけど、なんか違う答えが返ってきた」の2つです。
実はこれ、使い方のコツを知らないだけで解決することがほとんどです。生成AIというツールは「指示の出し方」で結果が大きく変わります。逆に言えば、コツを1つ覚えるだけで、明日からの業務が少し楽になります。
「なんか変な答えが返ってくる」と感じた経験がある方は、[AIツールが「なんか変な答えを返してくる」と感じたら｜今日から始める動作確認3ステップ]もあわせてご覧ください。
製造業での使い方：報告書・マニュアルの下書き作成
こんな場面で使えます
- 現場から上がってきたメモをもとに、日報や月次報告書の下書きを作る
- 機械の操作手順を「口頭で説明するような文章」から「マニュアル形式」に整える
- 取引先向けの納期変更連絡文を素早く用意する
実際の手順（マニュアル作成の例）
ステップ1：ChatGPTを開いて、以下のような文章を入力する
以下の内容をもとに、新人作業者向けのマニュアルを作ってください。
箇条書きで、わかりやすい言葉で書いてください。
【内容】
プレス機の電源を入れる前に安全カバーを確認する。
材料をセットしてから起動ボタンを押す。
終わったら必ず電源を切る。
ステップ2：出てきた下書きを確認して、おかしな部分だけ直す
ステップ3：現場責任者にチェックしてもらって完成
この流れで、これまで30分かかっていたマニュアル作成が、10分以下になることが多いです。
小売業・飲食業での使い方：お知らせ文・SNS投稿の作成
こんな場面で使えます
- 季節のセール案内文を複数パターン作る
- お客様へのお礼メッセージを、注文内容に合わせて変える
- インスタグラムやLINEに投稿する短い文章を素早く用意する
実際の手順（セール案内の例）
チャット欄に以下のように入力する：
地元のパン屋さんのオーナーとして、
母の日に向けたギフトセットの案内文を書いてください。
対象：30〜50代の女性のお客様
文字数：100字以内
明るくて温かいトーンで
出てきた文章を読んで、自分の店の雰囲気に合わせて少し手直しするだけで完成します。ゼロから考える時間がほぼなくなります。
士業・サービス業での使い方：お客様への説明文・社内向け文書の整理
こんな場面で使えます
- 複雑な制度や手続きを「お客様に伝わる言葉」に言い換える
- 打ち合わせのメモから議事録の下書きを作る
- 社内ルールや規程の文章を、わかりやすく書き直す
実際の手順（議事録作成の例）
ステップ1：打ち合わせ中にスマホのメモ帳に要点を箇条書きする
ステップ2：ChatGPTに以下のように入力する：
以下のメモをもとに、議事録の形式に整えてください。
決定事項・宿題・次回の予定がわかるようにしてください。
【メモ】
・来月のキャンペーンは15日スタートで決定
・チラシの修正は田中さんが担当、来週金曜までに
・次回打ち合わせは5月末
ステップ3：出てきた議事録を確認して関係者に共有する
これだけで、議事録作成にかかる時間が半分以下になるケースがほとんどです。
社内でAI活用を広げていく方法については、[「3人のチームから全社展開へ」——製造業のAI活用が根付くまでにやったこと、やらなかったこと]に具体的な事例があります。
フィノジェンの見解：「うちから始めるならどこ？」自己判断チェックリスト
以下のチェックで、当てはまる数が多い項目から試すのがおすすめです。
A：文章を書く・整える業務から始める
- ✅ 毎週、報告書・連絡文・お知らせを書いている
- ✅ 同じような内容のメールを何度も書いている
- ✅ 文章を書くのに時間がかかっていると感じている
→ Aが2つ以上：今週から試せます。ChatGPTの無料プランで十分です。
B：情報を整理・まとめる業務から始める
- ✅ 議事録・メモの整理に時間をとられている
- ✅ 複数の資料を一つにまとめる作業が多い
- ✅ 調べた内容を誰かに説明する文章を作ることが多い
→ Bが2つ以上：まず議事録の下書き作成を試してみてください。
C：お客様対応の文章から始める
- ✅ お客様へのお礼・お知らせの文章を定期的に作っている
- ✅ SNSやLINEでの発信に困っている
- ✅ 同じような問い合わせへの返信に時間がかかっている
→ Cが2つ以上：お客様向け文章の下書き作成から試すと効果を感じやすいです。
どれも当てはまらない場合：
まずはChatGPTの無料プランで「自分の会社の業種と仕事内容を入力して、どんな使い方ができるか聞いてみる」ことから始めてください。AIが使い道を提案してくれます。
行動プラン
今週中にできること（お金ゼロ・1時間以内）
- ChatGPTの無料プランのサイトを開いて、今週書いたメールの内容を貼り付けて「もっとわかりやすく書き直してください」と入力してみる
- 自分の会社の仕事内容をChatGPTに伝えて、「AIをどう使えますか？」と質問してみる
今月中にできること
- 実際に使ってみて「これは使える」と感じた業務を1つ選んで、やり方を1枚の紙にまとめる
- 社内の誰か1人に「一緒に試してみよう」と声をかけて、2人で比べてみる
3か月後の理想像
週に2〜3時間かかっていた「定型文書を書く時間」が、1時間以下になっています。空いた時間でお客様対応や新しい仕事に集中できるようになっています。また「社内でAIを使っている人」が自分1人から、3〜5人に増えている状態が目標です。
よくある不安・疑問
Q1. ITが得意じゃないので、難しそうで不安です
ChatGPTは、スマホのLINEと同じ感覚で使えます。アプリをインストールして、文章を打ち込むだけです。特別なITの知識は必要ありません。実際、スマホでLINEが使えていれば、同じ操作で使い始められます。
Q2. 無料で使えると言っても、どこかでお金がかかるのでは？
ChatGPTとGeminiはどちらも、基本的な機能は無料で使えます。月に数千円の有料プランもありますが、まず無料で試して「効果がある」と感じてから検討すれば十分です。最初に費用は一切かかりません。
Q3. AIが書いた文章をそのまま使って問題になりませんか？
AIの文章はあくまで「下書き」として使うのがおすすめです。最後に自分で読んで確認し、修正してから使う、という流れが基本です。完成品をAIに作らせるのではなく、「下書きを手伝ってもらう」という感覚が正しいです。
Q4. うちは特殊な業種だから、AIには関係ないと思っていますが
業種を問わず「文章を書く・整理する」という作業は、ほぼどの仕事にも共通しています。製造業でも、飲食業でも、士業でも、まずはメール1本の下書きから試してみると、「うちでも使えた」と感じることがほとんどです。
社内でのルール整備が気になる方は、[「勝手にAI使ってた」では済まない——警視庁も注意喚起、中小企業が今すぐ整えるべきAI利用ルールの3つの柱]もあわせてご確認ください。
Q5. ChatGPTとGemini、どちらを使えばいいかわからない
どちらも無料で使えるので、両方を1週間ずつ試して、自分が使いやすいと感じた方を選ぶのが一番です。Googleのサービス（GmailやGoogleドキュメントなど）を普段から使っている方にはGeminiが連携しやすく、特にこだわりがなければChatGPTから始めるのがおすすめです。詳しい比較は[ChatGPT・Gemini・Copilotどれを選ぶ？中小企業がAIツールを選ぶときに最初に確認すべき3つのポイント]をご覧ください。
参考文献
今回の記事は、以下の公式情報をもとに構成しています。※ 本記事は2026年5月時点の情報をもとに作成しています。各ツールの仕様・料金は変更される場合があります。最新情報は各公式サイトでご確認ください。
- ChatGPT（OpenAI公式） - https://chatgpt.com/
- Gemini（Google公式） - https://gemini.google.com/
- 中小企業庁「中小企業のDX推進に関する調査」 - https://www.chusho.meti.go.jp/
- 独立行政法人情報処理推進機構（IPA）「生成AIの業務活用に関する手引き」 - https://www.ipa.go.jp/
- 総務省「令和5年版情報通信白書」 - https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/
- 経済産業省「AI活用推進のための手引書」 - https://www.meti.go.jp/
- 内閣府「AI戦略2022」 - https://www8.cao.go.jp/cstp/ai/
- OpenAI利用規約（日本語版） - https://openai.com/ja-JP/policies/terms-of-use/
この記事を書いたフィノジェンについて
フィノジェンは、AIを業務で使いこなしたい中小企業の経営者・推進担当者を支援しています。「理屈ではなく、今週から使える情報」をお届けすることを大切にしています。
