【生成AIで業務が激変！文書作成の効率が3倍になる具体的活用法（前編）】

こんにちは！
株式会社フィノジェンです。

みなさま、いかがお過ごしでしょうか？
少し気が早いようにも思いますが、街は少しずつクリスマスツリーなどの装飾で飾られ、なんとなくクリスマスムードに近づいてきました🎄

今日はこれから年末に向けて忙しくなる時期だからこそ業務効率化、「生成AI」の活用法をお伝えしていきたいと思います。

ところで皆さんは業務でどれくらい生成AIを使用していますか？

実は、日本人が生成AIを使用している割合って全体の9.１%だそうで、中国の56.3%や米国の46.3%と比較するとかなり低い水準です😫

利用しない理由として挙げられるのが、

・生活に必要ない （4割近く)
・使い方がわからない（４割近く）

だそうです・・・・・が本当に必要ないでしょうか？

ある中堅社員のストーリー

「山田主任、この企画書、明日の朝までに間に合うかね？」

今日も上司からの厳しい一言。大量の資料とにらめっこしながら、PCに向かう毎日。
隣の席の若手は定時で颯爽と帰っていく。彼らが使いこなしている「生成AI」って、一体何なんだ…。

昔はバリバリ仕事ができると自負していたにもかかわらず、今では若手社員よりも仕事が遅く毎日残業に追われる日々...。

よしこうなったら、「生成AI」というものを学んでみるか！！

山田主任の劇的Before→After

「これ、本当に主任が作った資料なんですか！？」
先日の部内プレゼンで、20代の若手からこんな驚きの声が。


✅ 【Before】
・企画書作成：3時間
・報告書作成：2時間
・英語メール：1時間以上

✅ 【After】
・企画書作成：45分
・報告書作成：30分
・英語メール：15分

そんなんです！「生成AI」を使用することでこんなにも業務効率が劇的に変わるのです😎

実は生成AIって、こんな存在です

✅ 24時間働いてくれる優秀な秘書
✅ 企画・構成案を考えてくれる
✅ どんなに急な依頼でもため息をつかない
✅ 英語も中国語も完璧（たまに誤訳には要注意）

例えば、こんな風に話しかけるだけ。

「来週の取引先へのお詫びメール、丁寧な言い回しで作って」
「この企画書、もう少しインパクトのある表現にして」
「この報告書、結論を先に持ってきて、簡潔にまとめて」

こんな具合にチャット形式で会話をするだけで、何も難しいことはありません！！

とは言え、指示文にはちょっとしたコツが必要であったり、その指示文が不十分だとハルシネーション（嘘）を起こしますので、本当に欲しい回答が得られるようにする必要があります💡

セキュリティ・機密情報漏えいリスク

もう一つ注意しなければならないのが、セキュリティー面です。
例えば、会社の機密情報や個人情報などの質問文も、生成AIを運営会社のデータベースへ保存（学習）されます。
保存されたデータは、次の生成AI学習モデルのアップデート時に使用されることになります。

押さえるべきポイント

✅ 会社名、個人名は使わない
✅ 具体的な数字は〇〇に置き換える
✅ 社外秘マークのある文書は入力しない

山田主任のある"幸せな"変化

先日、息子の野球の試合を見に行きました。２ヶ月前までは残業で家族との時間もすれ違いが多かったのに、です。
「お父さん、今日は早く帰ってきたね！」
息子の笑顔を見て、改めてAI活用を始めて良かったと実感。
今では若手社員からも一目が置かれ、上司からもシゴできと頼られる存在となり次期課長候補に抜擢されるまでになりましたとさ。


いかがでしたでしょうか？
もちろんストーリーはフィクションですが、実際このような状況になるのも時間の問題です。

「使ってみたいけど何からやっていいのかわからない。」
「使ってみたけど思ったような回答が得られない。」

などお困りの方はお気軽にご相談ください。１からわかりやすくサポートさせていただきます。

次回は私が実際に使っている「AIとの対話術」をご紹介します。 ぜひお楽しみに🫶



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